📖 Guide Client TopAsso

1. 🎯 Introduction

Bienvenue sur TopAsso !

TopAsso est une plateforme complète de gestion pour votre association. Elle vous permet de gérer facilement :

• 📅 Les événements : création, organisation, suivi des actions et ressources
• 👥 Les membres : inscriptions, adhésions, rôles et permissions
• 💰 La trésorerie : dépenses, entrées d'argent, bilans financiers
• 📧 La communication : emails automatiques, rappels, notifications
• 📊 Les statistiques : tableaux de bord, rapports, exports

2. 🔐 Se connecter

1 Créer un compte client

1. Rendez-vous sur la page d'accueil : https://topasso.fr
2. Cliquez sur "Espace Client" ou "Commencer l'essai gratuit"
3. Si vous n'avez pas encore de compte, cliquez sur "Créer un compte"
4. Remplissez le formulaire d'inscription :
   • Prénom et nom
   • Adresse email (utilisée pour la connexion)
   • Mot de passe sécurisé (min. 8 caractères)
5. Validez votre email en cliquant sur le lien reçu par mail

📸 Capture d'écran : Page d'inscription

2 Se connecter

1. Allez sur https://topasso.fr/login_client.php
2. Entrez votre email et votre mot de passe
3. Cliquez sur "Se connecter"

3 Réserver le site de test

Après connexion, vous arrivez sur le tableau de bord client :

1. Consultez votre temps restant (15 jours d'utilisation effective)
2. Cliquez sur "Réserver le site maintenant"
3. Le site de test devient disponible pour vous seul
4. Vous pouvez maintenant le configurer à votre guise

3. ⚙️ Configurer le site

Une fois le site réservé, accédez à la configuration :

1 Accéder à la configuration

1. Depuis le tableau de bord, cliquez sur "Configurer le site"
2. Vous arrivez sur la page de configuration

2 Informations de base

Remplissez les informations essentielles de votre association :

• Nom de l'association : Le nom qui apparaîtra sur tout le site
• Email de contact : Utilisé pour les notifications et la communication
• Site web externe (optionnel) : Lien vers votre site principal

3 Personnalisation visuelle

Logo de l'association

• Cliquez sur "Choisir un fichier"
• Formats acceptés : JPG, PNG, GIF, WebP
• Taille maximale : 2 MB
• Le logo apparaîtra dans l'en-tête du site

Page de présentation personnalisée

• Uploadez une page HTML ou PHP personnalisée
• Cette page remplacera la page d'accueil par défaut
• Formats : HTML, PHP, TXT (max 1 MB)

📸 Capture d'écran : Configuration visuelle

4 Intégration HelloAsso

HelloAsso permet de gérer les paiements et adhésions en ligne :

1. Créez un compte sur HelloAsso.com
2. Créez un formulaire d'adhésion ou de don
3. Copiez l'URL du formulaire
4. Collez-la dans le champ "Lien HelloAsso"

5 Configuration des rappels

Définissez quand envoyer les emails automatiques :

• Annonce d'événement : X jours avant (ex: 14 jours)
• Rappel événement : X jours avant (ex: 2 jours)
• Rappel action : X jours avant l'échéance (ex: 1 jour)

6 Enregistrer

Cliquez sur "💾 Enregistrer la configuration" pour valider vos changements.

4. 👤 Le Super Administrateur

Qu'est-ce que le super administrateur ?

Le super administrateur est le compte le plus important de votre site. Il possède tous les droits :

• ✅ Créer, modifier, supprimer des événements
• ✅ Gérer tous les membres et leurs rôles
• ✅ Accéder à la trésorerie et aux finances
• ✅ Configurer le site
• ✅ Créer d'autres administrateurs
• ✅ Définir les rôles spécifiques du bureau

1 Créer le super administrateur

Depuis la page de configuration :

1. Descendez jusqu'à la section "👤 Super Administrateur"
2. Remplissez :
   • Email : L'adresse email pour se connecter
   • Mot de passe : Minimum 8 caractères (utilisez un mot de passe fort)
3. Cliquez sur "➕ Créer le super admin"

📸 Capture d'écran : Création du super admin

2 Se connecter en tant que super admin

1. Allez sur votre site de test : demo/index.php
2. Cliquez sur "Connexion"
3. Entrez l'email et le mot de passe du super admin
4. Vous êtes connecté avec tous les droits !

3 Définir les rôles du bureau

Une fois connecté en super admin, vous pouvez :

• Créer des utilisateurs avec différents rôles :
  • Président
  • Vice-Président
  • Secrétaire
  • Trésorier
  • Membre du bureau
  • Simple membre
• Définir les permissions de chaque rôle
• Assigner des responsabilités spécifiques

Modifier le super administrateur

Pour changer l'email ou le mot de passe :

1. Retournez sur la page de configuration (en tant que client)
2. Section "Super Administrateur"
3. Modifiez l'email et/ou le mot de passe
4. Laissez le mot de passe vide si vous ne voulez pas le changer
5. Cliquez sur "✏️ Modifier le super admin"

5. ⏱️ Les 15 jours d'essai

Comment ça marche ?

TopAsso offre 15 jours d'utilisation effective pour tester la plateforme :

• ⏰ Le compteur ne tourne que quand le site est réservé
• ⏸️ Quand vous libérez le site, le temps ne s'écoule plus
• 🔄 Vous pouvez réserver et libérer autant de fois que vous voulez
• 📊 Le temps total est limité à 15 jours (21 600 minutes)

Consulter votre temps restant

Sur votre tableau de bord client, vous voyez :

• 📊 Temps total utilisé
• ⏳ Temps restant
• 📈 Pourcentage d'utilisation

Que se passe-t-il après les 15 jours ?

Une fois les 15 jours écoulés :

1. Vous recevez un email de fin d'essai
2. Votre compte est marqué comme "expiré"
3. Vous ne pouvez plus réserver le site de test

Passer à la version complète

Si TopAsso vous convient, contactez-nous pour obtenir :

• 🚀 Votre propre site dédié (pas de limite de temps)
• 💾 Base de données personnelle
• 🌐 Nom de domaine personnalisé (optionnel)
• 🛠️ Support personnalisé
• 📈 Pas de limite d'utilisateurs

📧 Nous contacter

6. 💾 Sauvegarder vos données

Pourquoi sauvegarder ?

Les sauvegardes sont essentielles pendant votre période de test :

• 🔄 Le site de test est partagé : d'autres peuvent le réinitialiser
• ⏰ À la fin des 15 jours, vos données peuvent être effacées
• 🛡️ Protection contre les erreurs de manipulation
• 📦 Possibilité de reprendre vos données sur votre site définitif

1 Accéder aux sauvegardes

1. Depuis le tableau de bord client
2. Cliquez sur "Mes sauvegardes"

2 Créer une sauvegarde

Sauvegarde de la base de données seule :

1. Cliquez sur "➕ Créer une nouvelle sauvegarde"
2. Ajoutez une description (optionnel) : "Avant test événement", "Fin de semaine 1", etc.
3. NE COCHEZ PAS "Inclure les fichiers"
4. Cliquez sur "💾 Créer la sauvegarde"

Sauvegarde complète (BDD + fichiers) :

1. Cliquez sur "➕ Créer une nouvelle sauvegarde"
2. Ajoutez une description
3. COCHEZ "📦 Inclure les fichiers"
4. Cliquez sur "💾 Créer la sauvegarde"

📸 Capture d'écran : Créer une sauvegarde

3 Télécharger une sauvegarde

1. Dans la liste des sauvegardes
2. Cliquez sur "⬇️ Télécharger"
3. Le fichier est enregistré sur votre ordinateur
4. Conservez-le précieusement !

4 Restaurer une sauvegarde

⚠️ ATTENTION : La restauration efface toutes les données actuelles !

1. Trouvez la sauvegarde à restaurer
2. Cliquez sur "♻️ Restaurer"
3. Confirmez l'action (un avertissement s'affiche)
4. Le site est restauré à l'état de la sauvegarde

5 Supprimer une sauvegarde

1. Cliquez sur "🗑️ Supprimer"
2. Confirmez la suppression

Bonnes pratiques

• 📅 Sauvegardez au moins une fois par semaine
• 💾 Téléchargez vos sauvegardes sur votre ordinateur
• 📝 Ajoutez des descriptions claires : "Avant événement X", "Config finale", etc.
• 🔄 Faites une sauvegarde complète en fin de test
• 📧 Avant la fin des 15 jours, sauvegardez tout

7. ❓ Questions fréquentes

Puis-je utiliser TopAsso pour plusieurs associations ?

Non, un compte client = une période de test pour une association. Si vous gérez plusieurs associations, contactez-nous.

Le site de test est-il sécurisé ?

Oui, mais c'est un environnement de test partagé. Ne mettez pas de données sensibles réelles. Pour des données confidentielles, attendez d'avoir votre site dédié.

Puis-je prolonger la période d'essai ?

Les 15 jours sont une limite fixe. Si vous avez besoin de plus de temps, contactez-nous : nous trouverons une solution.

Que deviennent mes données après l'essai ?

Si vous ne passez pas à la version complète, vos données sont supprimées après quelques semaines. C'est pourquoi il est important de sauvegarder !

Puis-je récupérer mes données dans Excel ?

Oui ! Depuis le site (en tant que super admin), vous pouvez exporter les données en CSV/Excel dans chaque section (membres, événements, finances, etc.).

Le super admin peut-il être supprimé ?

Non, le super admin ne peut pas être supprimé. Vous pouvez seulement modifier son email et mot de passe.

J'ai oublié mon mot de passe client, que faire ?

Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié ?" et suivez les instructions.

Puis-je inviter d'autres personnes à tester ?

Oui ! Une fois le super admin créé, connectez-vous au site et créez des comptes utilisateurs pour les membres de votre bureau.

Le site est-il responsive (mobile) ?

Oui, TopAsso est entièrement responsive et fonctionne sur mobile, tablette et ordinateur.

Puis-je personnaliser les couleurs du site ?

Dans la version de test, la personnalisation est limitée au logo et à la page de présentation. La personnalisation complète (couleurs, thème) est disponible sur les sites dédiés.

📧 Besoin d'aide ?

Notre équipe est là pour vous accompagner :

• 📧 Email : contact@topasso.fr
• 📖 Documentation complète sur le site
• 📹 Vidéos tutoriels (à venir)

Nous contacter